Regulamin określa zasady wynajmu Sali Czytelni – zwanej dalej Salą, znajdującej się w Powiatowej i Gminnej Bibliotece Publicznej w Jerzmanowicach przy ul. Centralnej 97 w Jerzmanowicach, zwanej dalej Wynajmującym, a każdą osobą lub podmiotem dokonującym rezerwacji i najmu, zwanym dalej Najemcą.
I. Postanowienia ogólne
- Wynajem Sali może być udzielony wyłącznie podmiotom/osobom fizycznym, świadczącym usługi dedykowane lokalnej społeczności w obszarze m.in. kultury, oświaty, sportu, bez możliwości podnajęcia, użyczenia i udostępnienia Sali osobom trzecim.
2. Dyrektor PiGBP w Jerzmanowicach nie wyraża zgody na wynajmowanie pomieszczeń w obiekcie na organizację spotkań tzw. „prezentacji”, „pokazów” – związanych z możliwością nabycia produktów, ofert, wyjazdów, itp.
3. Organizowane Wydarzenia nie mogą utrudniać wykonywania statutowych zadań Wynajmującego, zakłócać jego bieżącej działalności i kolidować z ogólnie przyjętymi zasadami etyki lub powodować negatywnych skutków dla wizerunku Wynajmującego.
4. Wynajem Sali może odbywać się w godzinach pracy Wynajmującego, jeżeli nie będą zakłócać jego bieżącej działalności, inne dni i godziny wynajmu należy uzgodnić z Wynajmującym.
5. Wynajmujący dopuszcza połączenie najmu Sali z organizacją przez Najemcę cateringu we własnym zakresie.
6. Najemca Sali jest zobowiązany do przestrzegania niniejszego Regulaminu, przepisów sanitarnych, bhp i ppoż. oraz do zachowania ładu i porządku.
7. Podmiot lub osoba chcąca wynająć Salę składa stosowny wniosek według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
II. Opłaty
- Wynajem Sali jest odpłatny. Wynajmujący zastrzega sobie prawo do bezpłatnego udostępnienia Sali na rzecz organizacji społecznych, towarzystw, fundacji lub innych podmiotów, które zorganizują w sali Wydarzenie służące realizacji celów statutowych Wynajmującego lub zbieżne z tymi celami.
2. Odpłatność za wynajem Sali liczona jest na podstawie Cennika wynajmu Sali stanowiącego Załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu.
3. W przypadku przedłużenia czasu korzystania z Sali w stosunku do ustalonego okresu najmu, Wynajmujący uprawniony jest do naliczenia dodatkowej opłaty za każdą rozpoczętą dodatkową godzinę najmu w wysokości stawki godzinowej określonej w Cenniku wynajmu Sali.
4. Opłatę za najem należy uiścić przelewem na rachunek bankowy Wynajmującego, wskazany w fakturze VAT, w terminie 7 dni od daty jej wystawienia.
5. Wynajmujący zastrzega sobie prawo do wystawienia faktury VAT za wykonaną usługę bez podpisu Najemcy.
6. Wynajmujący zastrzega sobie prawo do jednostronnej zmiany naliczenia wysokości czynszu, w przypadku wprowadzenia nowego cennika.
III. Rezerwacja
1. Rezerwacji Sali można dokonywać osobiście, telefonicznie bądź pocztą elektroniczną (numer telefonu: 12 389 50 43, adres poczty elektronicznej: pigbpjerzmanowice@interia.pl)
2. Dokonanie rezerwacji Sali oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.
3. W przypadku okoliczności niezależnych od Wynajmującego, zastrzega on sobie prawo do odwołania, skrócenia lub odmowy przedłużenia trwającego wynajmu Sali.
IV. Odwołanie rezerwacji
1. Bezkosztowe anulowanie rezerwacji Sali od Wynajmującego możliwe jest do 3 dni roboczych przed realizacją wynajmu.
2. Każde anulowanie rezerwacji musi zostać zgłoszone w sposób przewidziany dla dokonania rezerwacji tj. osobiście, telefonicznie bądź pocztą elektroniczną (numer telefonu: 12 389 50 43, adres poczty elektronicznej:pigbpjerzmanowice@interia.pl).
3. W przypadku rezygnacji w terminie późniejszym niż 3 dni robocze, Wynajmujący może obciążyć Najemcę pełnym kosztem wynajmu.
V. Wydanie Przedmiotu najmu
1. Najemca jest zobowiązany poinformować Wynajmującego o planowanym sposobie zagospodarowania Sali oraz niezbędnym wyposażeniu we wniosku, który jest Załącznikiem nr 1 do Regulaminu wynajmu Sali w PiGBP w Jerzmanowicach.
2. Wszelkie zmiany i adaptacje wynajętej Sali wymagają uprzedniej zgody Wynajmującego.
3. Ze sprzętu będącego na wyposażeniu Sali można korzystać wyłącznie w Sali.
VI. Zwrot Przedmiotu najmu
1. Po zakończeniu korzystania z Sali Najemca jest zobowiązany pozostawić ją w stanie niepogorszonym.
2. Przedłużenia czasu korzystania z Sali, w stosunku do czasu ustalonego okresu najmu, Wynajmujący uprawniony jest do naliczenia dodatkowej opłaty za każdą rozpoczętą dodatkową godzinę najmu w wysokości stawki godzinowej określonej w Cenniku wynajmu Sali.
3. Najemca może nieodpłatnie korzystać z szatni samoobsługowej. Wynajmujący nie odpowiada za odzież wierzchnią oraz przedmioty pozostawione w szatni lub w Sali.
VII. Prawa i obowiązki Najemcy
1. Najemca ponosi odpowiedzialność wobec Wynajmującego za wszelkie szkody i straty wynikłe z niewłaściwego użytkowania wynajętej powierzchni, w tym w szczególności za zniszczenie, uszkodzenie lub kradzież wyposażenia.
2. Najemca zostanie obciążony pełnymi kosztami naprawy uszkodzeń wyposażenia Sali i wyposażenia technicznego, powstałych w wyniku użytkowania przez Najemcę oraz osób znajdujących się w Sali za jego przyzwoleniem.
3. W całym budynku Powiatowej i Gminnej Bibliotece Publicznej w Jerzmanowicach obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu i spożywania napojów alkoholowych.
VIII. Ochrona Danych Osobowych
1. Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej jako: RODO, informujemy, że administratorem Państwa danych osobowych (dalej jako: Administrator) jest Powiatowa i Gminna Biblioteka Publiczna w Jerzmanowicach, ul. Centralna 97, 32-048 Jerzmanowice, NIP 677 13 12 829, REGON 350951997.
2. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora można uzyskać informację, kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych – Patrycją Hładoń za pośrednictwem adresu e-mail: patrycja@informatics.jaworzno.pl, numeru telefonu: 668416144 oraz listownie i osobiście pod adresem siedziby Administratora.
3. Dane osobowe uzyskane w procesie wynajmu sali będą przetwarzane w zakresie minimalnym na podstawie aktualnych przepisów prawa oraz wykorzystywane w następujących celach: zweryfikowania i rozpatrzenia wniosku, oceny możliwości podpisania umowy najmu, podpisania umowy najmu, realizacji warunków zawieranej umowy; wykonania ciążących na Administratorze obowiązków prawnych (np. wystawienia i przechowywania faktur oraz innych dokumentów księgowych, udostępniania danych tzw. uprawnionym podmiotom w tym do sądu lub prokuratury); dochodzenia ewentualnych roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy.
4. Dane przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 litera b) RODO, czyli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz na podstawie art. 6 ust. 1 litera c) RODO w celu spełnienia obowiązku prawnego wynikającego z przepisów podatkowych i prawa cywilnego (w szczególności ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny).
5. Dane nie będą udostępniane podmiotom zewnętrznym z wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa.
6. Dane osobowe w przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku będą przechowywane przez rok, aby zadośćuczynić okresowi ewentualnych roszczeń wnioskodawcy. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku przez okres trwania umowy oraz po zakończeniu trwania takiej umowy w celu pełnego rozliczenia się stron z warunków umowy, w tym do czasu upływu terminu przedawnienia się roszczeń z takiej umowy (w zależności od rodzaju umowy – zgodnie z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.), a w zakresie rozliczeń z urzędem skarbowym przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych, tj. 5 lat od końca roku podatkowego, w którym pojawiła się konieczność zapłaty podatku.
7. Dostęp do danych będą miały osoby pracujące i współpracujące z Administratorem danych w zakresie realizacji działań statutowych i zobowiązań wynikających z przepisów prawa oraz podmioty realizujące usługi prawno-finansowe na rzecz Administratora danych – każdorazowo będą zawierane wówczas umowy powierzenia.
8. Informujemy, że przysługują Państwu następujące prawa dotyczące danych osobowych:
8.1 dostępu do danych osobowych, tj. uzyskania informacji, czy Administrator przetwarza Państwa dane, a jeśli tak, to w jakim zakresie,
8.2 sprostowania danych osobowych, w przypadku, gdy Państwa zdaniem są one nieprawidłowe lub niekompletne,
8.3 ograniczenia przetwarzania danych, tj. nakazania przechowywania danych dotychczas zebranych przez Administratora i wstrzymania dalszych operacji na danych,
8.4 usunięcia danych, o ile przepis prawa nie obliguje Administratora do dalszego ich przetwarzania,
8.5 przeniesienia danych osobowych, tj. przesłania danych innemu administratorowi danych lub przesłania ich do Państwa,
8.6 prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, gdy przetwarzanie danych odbywa się, w oparciu o wyrażoną zgodę – z zastrzeżeniem, że wycofanie tej zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
8.7 wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych na potrzeby marketingu bezpośredniego oraz z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją,
8.8 wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku, gdy Państwa zdaniem przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się z naruszeniem prawa pod adresem: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. W celu realizacji wymienionych praw należy złożyć pisemny wniosek z wybranym żądaniem.
9. Dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również profilowane.
IX. Postanowienia końcowe
W zakresie nieunormowanym niniejszym regulaminem oraz wszelkie kwestie sporne rozstrzyga oraz decyzje podejmuje Dyrektor Biblioteki.